物料标准化信息管理中OA系统的应用

摘    要：　阐述通过探究在OA系统中创建不同类型的信息系统, 解决传统标准化管理模式存在数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛的缺点, 实现物料标准化工作的信息化, 提高企业的标准化管理水平。

　　关键词：　物料标准化; OA系统; 标准件库;
 

　　1、 前言

　　随着市场和顾客需求的变化, 对产品的需求不仅仅局限于功能, 更多的是在个性化上增强竞争力, 所以在产品研发设计过程中会不断产生新的零部件。同时由于研发周期的缩短, 工程师在设计之初考虑更多的是快速创建。如果没有有效的管控, 极易导致很多零部件的设计是重复的, 这给企业生产各个环节会造成很多管理问题。传统的标准化管理模式存在数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛的缺点, 容易造成“一物多码”和“一物多图”等问题, 导致很难有效确保零部件物料信息的标准化。为了改善这种局面, 探究突破口, 我司在不断摸索中前行, 取得了一定的成果。

　　2、 建立产品标准化基础体系

　　2011年启动物料整合项目, 组织研发部、生产部、品管部、制造部的资深工程师作为主导人开展整合工作。整个项目计划预计实施周期三年, 在2014年完成。

　　(1) 整合物料

　　运用标准化的原理方法 (简化、统一化、通用化、系列化等) , 合理减少物料品种和规格, 提高物料的通用性。通过对27类共计7100余笔物料的特性、成本及使用频率等情况的综合分析, 在不影响产品研发的前提下, 整合5900余笔, 整合比例达到15%以上, 充分提高标准物料的重复使用率, 合理减少物料的品种和规格, 成果明显。

　　(2) 新建和完善产品标准文件

　　新订及完善各类设计及选用标准14份, 制定规范从源头上管控, 指导研发工程师开发产品, 提高了产品设计质量水平。

　　3、 探究OA平台管理思路

　　过去十年, 企业信息化发展的脚步越来越快。OA办公系统在行业内得到了快速发展, 我司在2015年独立开发了适用的OA办公系统, 从最初简单用于替代纸质文档, 解决业务审批流程管理, 到最后向知识管理、项目管理、自定义开发、数据集成与整合等综合管理发展, 所实现的功能日趋强大, 为实现物料标准管理信息化提供了平台。

　　(1) 系统架构设计

　　系统架构设计 (见图1) 突破传统标准化管理模式, 首要考虑让产品标准信息化, 其次考虑物料查询、标准化审查以及数据标准形成信息互通的生态圈解决信息孤岛的问题;同时与SAP (企业管理解决方案软件) 系统进行数据通讯, 确保数据一致性, 解决数据孤岛的问题;设计各模块的人机界面, 提升操作性, 实现信息维护的自动化以及数据信息的记录导出分析报表, 解决应用孤岛的问题。

　　(2) 主数据创建系统

　　图1

　　主数据创建系统 (见图2) 的作用是将物料信息导入SAP系统, 在此过程中, 需要保证物料信息的标准化。通过对业务的分析以及解决问题的需求, 实现如下功能:

　　1) 实现对工程师录入参数80%的自动检错以及防呆, 确保信息标准化;

　　2) 基本检查由系统设定逻辑进行, 审查人员重点审查提交数据的合理性, 减少标准化审查的工作量和人为失误;

　　3) 实现一键导入SAP, 减少90%的录入工作, 同时也减少导入失误的可能性。

　　图2

　　(3) 标准件库查询系统

　　标准件库查询系统见图3。经过整合的27类标准物料, 按类别再细分为39类, 明确每类物料的关键参数作为查询参数;收集工程师的意见, 充分考虑人机互动性, 提高工程师使用热情, 切实发挥系统的功能。

　　1) 丰富的数据:收录共计39类标准物料数据;

　　2) 查询方便快捷:一是通过关键字模糊查询;二是通过关键参数设定容差范围查询;

　　3) 图形显示:链接受控图纸与结构简图, 可直观判断物料的可替代性;

　　4) 自动维护:与主数据创建系统进行关联, 当物料正式成为MRP数据时, 实现自动更新标准件库数据, 保证数据库的时效性;

　　5) 记录查询:每个项目的查询记录都可以导出, 可以分析标准库的使用情况。

　　图3

　　(4) 新物料新增审查系统

　　将新物料新增审查作业流程信息化, 实现标准化审查的规范性, 提高审查效果。要求工程师在提交新增时, 先对结构物料做必要性查询, 并提交相应的验证或测试报告, 说明新增的充分性, 确保每笔新增物料的合理性。系统具有如下功能:

　　1) 关联标准件库, 在新增标准物料时, 直接查询;

　　2) 关联SAP系统, 在新增非标准物料时, 可直接通过关键字查询, 提高查询效率;

　　3) 与主数据创建系统关联, 只有通过新增申请的物料, 才能创建MRP数据, 实现每笔新增物料都经过合理性审查。

　　4、 小结

　　通过实践反馈, 这种系统基于OA平台的开放性特性, 实现了物料标准化信息管理, 是加强物料标准化管理的有效手段, 相关工程师的反响很好。不仅实现了自动化高效管理, 同时提供“员工自助”的工作模式, 提高工作热情和工作效率。OA系统还可以将走过的流程、审批结束的表单进行归档, 从而形成知识、经验和案例库, 方便以后学习、借鉴和查阅。作为管理人员, 也可以通过对记录的信息进行收集整理, 分析工作中存在的问题, 做出有针对性的改善, 不断增强工程师的标准化素质, 提升企业的标准化整体水平。