计算机信息管理论文：高校财务档案信息化管理中存在的问题研究

摘要：在“互联网+”盛行的环境下,各个领域在进行工作时都逐渐与网络信息技术相结合,在高校进行各种活动时,采用“互联网+”的形式同样能够为其带来巨大的帮助。文章主要针对当今高校的财务档案管理工作的信息化进行了讨论,主要从管理问题、设计问题以及技术问题等多个方面分析了影响高校财务档案信息化质量的因素,并针对这些问题,从各个角度提出了相应的处理措施,提高高校在“互联网+”背景下档案信息化管理的质量。

　　关键词：互联网+; 财务档案; 信息化管理;

　　0前言

　　在高校进行运营的过程中,经济资源是其较为重要的一个资源,要保障高校能够正常运行,有足够的资源进行各种学术活动,需要对经济资源管理工作有较高的水平要求,主要对财务档案管理水平有较高的要求。网络信息时代在当今的各种数据处理工作都有着巨大的帮助,在较为精确而且重要性较高的数字档案管理方面更是具有较高的精确性,因此在进行高效财务档案信息化管理过程中,互联网信息技术能够发挥巨大的作用。

　　1 当今高校财务档案信息化管理中存在的问题

　　1.1 管理人员缺乏责任意识

　　互联网具有较高效的信息交互能力,在进行大量数据的传输管理时,可以有效地提高管理效率,使得相应的数据信息能够发挥其及时性。在高校中,通过校内互联网的构建,能够使得教师和学生之间的交流,以及教务工作的通知和活动举办等多个种类的工作内容更加简便。同时,在管理方面,通过互联网,高校可以进行针对性的管理,提高财务管理效率。但是,如果学生的档案信息落入不法分子的手里,极有可能导致其遭受严重的损失。曾经有个新闻引起了社会的热议。某高校的各种档案信息出现泄露的情况,在学生学习的过程中,各种个人信息以及财务信息出现泄漏的情况,部分不法人员利用这些档案对学生进行针对性诈骗,由于具有精准的数额信息,可信度相对较高,骗取了学生大量的学费,学生由于家庭情况较差,学生心情过于沉重导致学生在回家的路上失去了生命。在各种档案信息安全问题中以管理人员方面出现漏洞造成的危害最大,有管理人员档案泄露的数量一般最多。管理人员如果缺乏责任意识,极有可知造成严重的后果。

　　1.2 财务档案管理工作中数据库结构存在着一定的问题

　　数据库是档案管理工作必不可少的一项重要工具,在进行档案调用时,往往需要对数据库系统输入相应的命令,按照命令调出相应的财务档案信息。而部分命令输入后数据库做出的反应需要在进行设计时便将其考虑在内,对于不同结构的数据库输入相同的指令,如果数据库内部的设计不同,其执行的操作也存在着一定的差别。在高校进行财务管理的过程中,数据库的设计工作往往不会由校内专业人士进行,避免出现问题时,由校内人员承担责任。大部分高校的数据库系统由IT企业进行设计,学习给予IT企业相应的要求,由IT企业进行相应的数据库结构设计,但是在进行设计时,由于企业对于学校的运营机制了解不够深入,容易出现较多的问题,在财务管理方面容易将行政财务与教学财务混合处理,导致由于数据库结构问题,出现数据冗余的现象,财务管理工作进行时,容易出现大量的数据错误,进行信息管理的机器也会由于冗余的数据运行较为缓慢,影响财务档案管理工作的进行。

　　1.3 高校财务档案信息管理水平较为落后

　　高校资金调动工作进行时,主要包括收入和支出两部分。在学校的资金收入部分,资金来源较广,往往由国家将高校保障资金给予学校,由学校进行调用。然而部分学校在对资金进行调用的过程中,缺乏有效的管理,没有将资金投入相应的领域提高相应的学术研究水平。造成这一现象的原因还包括学校内部有效的信息获取方式,在进行不同专业的信息收集时,效率较低,无法对各个专业所需要的资金数量进行较为及时精确的评定。学校在进行各种活动的过程中也经常会由于缺乏有效的安排,在进行场地布置的过程中出现资金浪费的现象。高校的另一方面,财务收入的档案信息化管理也存在着一定的问题,除了国家给予高校的财务支持,高校自身也会通过运营获得一定的财务收入,高校学费收入是较为重要的一个方面,在对学费进行收集时,往往也需要按照专业班级将学费信息进行录入,管理效率较低。另一方面,高校还会通过与其他个体户进行合作,给予其在校内的相应的经营权获得额外的收入,但是这部分收入在进行档案信息管理时,没有明确的定位,在财务分类时,为其带来不便。

　　1.4 信息集成系统在高校中没有得到有效的利用

　　信息集成技术在进行档案信息管理过程中是较为有效的一门技术,在各种企业中的档案信息管理都离不开信息集成技术,采用信息集成技术能够通过部分信息及时对其他信息的变化有一定的了解,信息集成系统会根据部分变化的信息去检查原有的其他相应的信息变化,进行多次连接检索,对受其影响的数据给予相应的改变。在高校中进行各种信息管理时也存在着一定的信息集成系统的应用,在进行信息集成系统使用之前需要对其测试,避免由于信息集成系统的漏洞造成大量信息被恶性改变的情况。测试时所用的信息数据大多可以从互联网获得,如果出现错误,也可以通过互联网中存在的信息集成系统模型进行对比校正。但是对于档案管理方面,一般不会从互联网直接获得相应的数据模型,导致在进行信息集成系统应用初期,对财务档案处理不当,导致财务档案管理工作较为繁重,甚至出现信息泄露等安全性问题。而部分财务档案信息涉及高校的利益,在进行信息管理时,需要进行保密处理,这便对信息系统集成水平有较高的要求。但是当今人们在使用集成信息系统时,大多由于缺乏相应的技术水平,无法发挥集成信息系统的效果。

　　2 对学校财务管理进行改革的主要内容

　　2.1 推动高校财务管理系统一体化

　　高校财务管理工作,不仅仅有助于学校内部的资金周转,还与其社会活动息息相关,大部分高校受到资源的限制往往会通过合作的方式将资源集中。但是不同高校财务管理政策不同,影响互联网财务管理系统的使用,不同学院之间想要进行合作,在资金周转方面会受到较为明显的影响。在这种情况下,推动高校政策一体化是一项较为重要的工作,但在实行的过程中也应按部就班地进行。在互联网较为普遍的环境下,通过互联网进行各个高校的信息注册,将一个地区高校财务管理工作进行统一的政策限定,在进行政策制定时,尽可能与周围地区的高校资金管理政策相结合。对于一些高校资本较为落后的区域,可以选择与其他高校合作的方式,将不同高校的资本进行集中有助于集中某领域发展,形成自身的优势,有助于高校进一步提高资本效益。在进行合作伙伴选择时,可以利用相应的互联网系统建立相应的局域网络,在这个网络系统中,各个高校通过注册可以实现信息的交互,有助于高校的财务管理进一步发展。
 

　　2.2 提高数据库档案管理工作的安全性

　　在利用数据库进行财务档案管理时,需要考虑到互联网自身的高风险性,大部分数据库需要与操作系统进行连接,而操作系统大多会与网络进行交互,这便导致数据库管理时,具有网络的高风险性。在进行财务档案管理时,应注意安全性问题,寻找技术强硬的计算机人才为高校的档案信息管理系统进行合理的调整。在提高管理效率方面,可以进行分级整理,根据重要程度进行整理也能够提高财务档案管理效率,为资金的调用设置优先级。在提高管理系统安全性方面,防火墙是一个重要的安全工具,通过健全防火墙的管理机制,加强其权限管理能力,避免无权限用户对高校档案信息进行查询。在校内,也应进行严格的权限分级制度,在进行权限授予时,仅仅将权限授予相应环节的工作人员以及监督人员即可。要避免高校中一些与其利益相关的信息出现泄漏,技术人员应将加强防火墙的建设,提高数据库档案管理系统的安全性。

　　2.3 采用区块链技术提高数据库档案管理效果

　　在进行高效的财务档案管理系统设计的过程中,针对数据库档案管理设计工作,可以采用区块链的设计形式进行设计。在财务档案数据库管理设计时,最为常见的问题是IT承包方对于企业运营机制不够了解。这时可以向高校进行了解,根据校方给予的学校财务运营涉及的部门机构信息,将承包队伍分为若干个小组,每个小组针对不同的部门设计相应的数据库管理区块,每个部门有相应的财务管理人员对该区块财务档案信息进行管理,然后进行各个区块的连接,收集整体的财务档案信息。在进行区块链设计时,可以按照学校机构的等级进行财务划分,由每一区块对应的等级机构进行相应的数据信息管理,构成树形结构,使得数据库信息更加简单明了。此外,在数据信息进行传播的过程中,每经过一个节点,都会在该节点将信息数据拷贝下来,以备不时之需,当出现安全问题时,可以及时找出问题所在并进行改正。另一种方法则是在进行设施时,便将学校所有的结构进行统一调查,在统一数据库中设计多个区块,在用户操作界面中,仅仅显示最基础的财务档案信息,对其进行更改,便可以带动其他受其影响的财务信息改变。但是在进行操作的过程中,由于是基础信息,数据量较大,需要依靠相应的人力资源来进行效率控制。

　　2.4 注意资料管理的流程和内容的完整性

　　财务资料的管理需要有一定的流程,有了规定的流程便能有效地保证财务管理的基本稳定性。财务管理应在进行时进行完整的记录,对高校专业的不同领域进行考察,同样可以通过互联网技术进行校内财务管理。当校内需要进行各种活动时,通过校内互联网向财务部门提供相应的申请,纸质版材料后期送达即可,能够有效地提高校内财务调动效率。在进行校内互联网申请时,需要有严格的流程,首先需要收集相应的信息,如各个专业的人员数量决定的设备数量或者是举办活动的规模,将各种信息进行集中,在申请资金时,同步上传。财务部门可以通过校内网络平台,对这些信息进行考核,在保障资料完整性的同时简化流程。

　　3 结语

　　高校财务管理工作是高校运营过程中较为重要的一个内容,对其进行改进有助于提高学校经营效率,充分发挥资本培养社会人才。