工商企业管理论文：浅析OA办公系统的建设与应用

　　摘    要：　办公自动化系统(OA系统)是将计算机、网络、通讯等技术与现代化办公思想相结合的一种办公平台。为规范公司的生产经营管理和日常办公管理，真正实现办公自动化、标准化、规范化，推行OA系统成为煤炭企业在信息时代的必然选择。以OA系统在中煤科工集团西安研究院的建设与实施为例，通过前期调研、制作实施、测试上线、运维管理介绍了OA系统在企业中的建设过程;阐述了OA系统上线后带来的优势和办公体验的改善提升，并分别针对建设和上线后存在的业务流程不明确、部分上线流程设计不合理等问题提出了相应建议。

　　关键词：　OA系统; 煤炭企业; 信息化; 企业管理;

　　Abstract：　The office automation system(OA system) is an office platform combining computer,network,communication and other technologies with modern office ideas.In order to standardize the company's production and operation management and daily office management,and truly realize office automation and standardization,the implementation of OA system has become an inevitable choice for coal enterprises in the information age.Taking the construction and implementation of OA system in Xi'an Research Institute of China Coal Technology & Engineering Group Corp as an example,the paper introduces the construction process of OA system in the enterprise from preliminary research,production and implementation,test and online,operation and maintenance management,expounds the advantages brought by OA system and the improvement of office experience,and puts forward corresponding suggestions for the problems of unclear business process and unreasonable design of some online processes during the construction and operation.

　　Keyword：　OA system; coal enterprise; informatization; enterprise management;

　　0、 引言

　　OA是OfficeAutomation的简写，即办公自动化，所谓OA系统就是利用网络和软件构建一个组织内部办公平台，用于辅助办公[1,2,3]。OA系统是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统。自1985年国内召开第1次办公自动化规划会议以来，OA系统在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可或缺的核心应用系统[4,5,6,7]。OA系统可提升人与人、部门与部门之间的管理和办公效率，涵盖了单位内部的沟通与协作、信息与资料共享、文档管理、工作流程等内容，使单位事务自动化、无纸化、网络化，以实现协同工作[8,9,10,11]。

　　中煤科工集团西安研究院有限公司(以下简称“西安院”)是一家专业从事煤炭地质与勘探的大型科技型企业，并已成为在煤矿安全高效开采地质保障技术、装备与工程领域唯一具有突出优势的国家重点高新技术企业。为规范公司的生产经营管理和日常办公管理，使办公不再受到地域和时间的限制，降低办公成本，提升工作效率，真正实现办公自动化、标准化、规范化，由西安院信息网络部牵头，各职能部门协同配合，经过数月的实施建设，将公司的审批流程植入到OA系统中，完成了OA系统在全院范围内上线运行。

　　1 、OA系统的建设过程

　　1.1、 前期调研

　　前期调研阶段的主要工作是需求的收集，分为3步。一是与相关部门确认需植入系统的组织结构和人员列表，明确人员的唯一登录名和初始密码。二是根据院里现有的规章制度梳理各类业务审批流程，与平台开发商确认技术可行性。三是针对每条流程收集相应的线下表单，若无线下表单则与相关部门确认字段从而设计电子表单。
 

　　1.2 、制作实施

　　制作实施阶段主要有2个工作，一是组织结构和人员账号的建立，二是流程搭建。

　　建立组织结构和人员账号:(1)首先，在OA系统内建立组织结构，根据调研阶段收集的组织结构列表，将每一个部门新建到OA系统中，并设定其层级关系;(2)其次，为公司职工建立OA账号，并为其设置对应的部门和直接上级;(3)最后，对每个部门设置负责人。

　　流程搭建:首先根据调研阶段收集的需求制作表单，并完成相关配置。对表单中数据格式、字段编辑权限、显示效果等进行基础配置;对每个表单建立相应的审批流程，包括设置节点和明确流转方式，配置每个节点的操作人、路径条件、审批条件等信息;对流程的每个节点配置表单填写、审批、办理、阅读、打印等操作权限;根据业务需要，设置是否关联、触发其他流程。

　　1.3 、测试上线

　　为降低系统正式运行上线的风险，西安院部署了正式服务器和测试服务器，在正式上线前，所有实施和测试工作都在测试服务器上完成，测试通过后再复制到正式服务器。

　　测试已建好的流程:完成了以上2个阶段后，便可开始真实场景的模拟。在各终端(包括PC端和移动端)发起和处理测试流程，登录流程涉及的人员账号进行操作，检验表单数据是否显示正确、流程路径是否通畅正确、操作权限是否分配得当等，如某流程为通过检验，则在系统后台反复调试该流程，直至其能胜任日常业务审批需要。

　　组织用户培训:大多数流程测试通过后可组织用户培训会议，通过幻灯片为用户介绍OA系统的域名地址、人员账号登录方式以及在多终端的操作方法，并现场为用户演示1到2个流程完整的流转过程。会后，将培训幻灯片和用户操作手册分发给用户，以便用户在使用OA系统遇到问题时能查找解决。

　　上线试运行:所有流程测试通过之后，便可以将测试服务器的数据复制到正式服务器，上线试运行3个月。在试运行的过程之中，对用户的反馈，包括系统Bug、操作疑问等信息进行记录和处理，不断完善OA系统。

　　1.4 、运维管理

　　流程的上线运行，并不代表流程已完全制作完成。因审批业务变更、组织结构变动、人员流动和系统升级等原因，都需要及时更新维护流程，运维管理是一个基础和长期的工作。

　　2、 OA系统上线后带来的改善提升

　　2.1、 数据处理

　　数据填写规范，查询统计便捷。在填写传统纸质表单时，对于部分规范严格的表单(如财务、授权审批事项)，时常出现因字迹潦草、错填、漏填等问题导致重新审批的情况。OA系统中的电子表单，会对关键字段进行检验，若出现信息类型填写不正确、未填写必填项等问题，操作人员将收到系统报错，无法提交表单，规避了因填写错误而返工的情况。同时，除非人工操作数据库，OA系统中的流程和表单是永久保存的，且可以按照表单字段进行查询和统计，避免了审批表单遗失或表单数量太多难以查询的问题，为业务专岗的工作带来极大的方便。

　　2.2 、降低成本

　　实现无纸化办公，降低办公成本。随着OA系统的上线运行，办公成本的降低是显而易见的。传统线下业务流程审批，对于审批所需的表单、文件等材料，需多次打印发放。OA系统上线后，以电子化办公代替纸质办公，实现了在线申请、在线审批、文档扫描上传、在线流转和审阅等功能，减少了纸张使用，降低了纸张、油墨、打印机、复印机等办公费用，同时，也减轻了工作人员的压力和劳累度，降低了人工成本。

　　2.3、 提升效率

　　传统的业务流程:对于传统的线下业务流程审批，发起人在申请时可能不了解表单填写规则，以及不清楚接下来的审批环节，一般先通过查阅公司的规章制度或询问相关业务专岗，了解需准备的材料及后续审批环节再做申请，若查询或咨询过程中得到的信息不准确，则可能填写的表单不符合规范，被后续的审批人员退回。这个过程不仅消耗申请人的时间和精力，对于业务部门来说，接受路程咨询也属于日常工作的一部分，尤其对于某些发起频率较高、流程相对复杂的流程，业务部门的答疑工作往往会占用大量时间。

　　OA系统的效率优势:流程审批便捷，提升工作效率。在OA系统内实现流程的线上审批，流程的配置人员可在申请节点的表单上对填写规范进行注明，免去了申请人查询或咨询的过程。且在审批流程单的任何一个节点上，都有查看流程图的按钮，操作人员可直观地看到该流程的审批路径。西安院有3个院区(2个已使用院区和1个在建院区)，OA系统上线前，申请人常常携带纸质表单在多院区之间传递审批，耗时耗力。若审批人员在外出差，则必须等其返回后才能进行审批，因此一些流程跑办时间较长。而表单的在线审批，可以让各院区的审批人员在系统中完成审批工作，申请人无需在多院区之间往返;且审批人员外出办公时可以使用笔记本电脑异地登录VPN后进入OA系统完成审批工作，即使不方便使用电脑，也可使用手机、平板等移动设备进行审批。

　　2.4 、协同办公

　　审批过程公开透明，实现协同办公。申请人进行表单填写和提交后，可以随时查看该流程的审批进展和各节点的审批意见，流程中间节点人员也可对该事项进行督办、催办。根据业务需要，部分流程设定了定时提醒功能，即流程达到某一条件后，会自动给相关人员发出提醒，以避免遗忘重要事项。对于需要多部门协办的流程，申请人提交表单后系统自动驱动各部门办理，不需要工作人员分别对口驱动，各部门协同工作自动完成。

　　3 、存在的问题

　　3.1、 建设中遇到的问题

　　业务流程不明确:审批或处理节点人员不能定岗定责。在初期调研阶段，进行业务流程梳理时，偶尔会遇到规章制度与实际业务流程不匹配的问题;对于某些流程的中间节点，其操作人员可能是多个，且审批权限不明确。而OA系统是代码实现的软件，无法根据实际情况判断流程走向和操作人员，若系统要求的判断数据不明确，则该流程无法实现。

　　部分业务流程复杂:某些业务流程(如生产、项目、合同等相关流程)较为复杂，OA系统无法独自实现，需要多系统(如PM系统、ERP系统、MDM系统等)协作完成。若其他系统未建成、只在OA系统内单独实现，则需要重复录入大量数据，同时部分业务必须采用线下纸质审批的方式。对于此类流程，电子化不仅不能提升效率，反而会给工作人员增加许多工作量，所以本期OA系统建设并未上线此类流程。

　　3.2、 上线后遇到的问题

　　系统操作不适应:随着OA系统的上线试运行，传统办公方式向电子化办公转变，必然会带来用户对系统操作不适应、不熟练的问题。由于用户初次使用OA系统进行表单申请或流程审批，常常找不到功能入口，不理解表单信息漏填、错填等问题导致的系统报错，对无法提交表单感到茫然;OA系统某些按钮的名称有歧义，如“转发”和“提交”，“强制收回”和“撤销”等，用户不理解这些按钮的功能，导致误操作。

　　流程设计不够灵活:部分上线流程设计不合理，存在流转过程过于繁琐，或不够灵活、不能适应具体情况的问题。比如某条流程需要多个同级人员审批后才能办理，若设计成串联流转，则可能因为审批时间过长而影响业务的时效性。再如某条流程的某个中间节点操作人员，多数情况下都由人员A来审批，但少数情况则需要人员A和人员B同时审批，在OA系统中制作该流程时，若将该节点操作人员设置为A，则无法实现A和B同时审批。

　　4 、结语

　　OA系统拥有强大的审批流承载能力，在企业信息化建设中扮演着重要角色，笔者对企业OA系统的建设有以下几点建议。

　　(1)规划系统多期建设，预留集成接口。OA系统的优势在于业务流程审批，对生产管理、项目管理、合同管理和财务管理方面不如各专项系统，若其他专项业务系统未建成，此类流程可暂时继续线下纸质流转，待各系统建成后再制作上线。同时，OA系统建设期间应预留与其他业务系统集成接口，保证后续系统集成的可行性。

　　(2)制作电子流程时，重视流程的完整性。流程制作人员和相关业务部门要高度重视需求的梳理准备工作，对于同一个流程，要考虑可能的各种情况，各流转、审批条件应准确严密。对于中间节点操作人员不确定的情况，可制作灵活流程，由发起人或相关业务专岗选择该节点的操作人;或开启流程转发功能，但建议谨慎开启此功能，转发功能可实现本该一人审批的节点由多人审批，但需要该节点原操作人员暂时不提交至下一节点，待其转发的人员审批完后，再提交流程，故此功能的逻辑相对较难理解，需要用户对系统相对熟悉，否则容易误操作。

　　(3)加强用户培训。OA系统上线后，信息管理部门除了解答用户的操作疑问外，应定期进行用户培训和答疑。对员工数量较多的大型企业，信息管理部门的答疑工作量大，建议在每个部门设立信息员，负责部门内信息化建设各项协调工作，信息部门可重点对各部门信息员进行培训，信息员可解答本部门人员提出的相对简单基础的问题，对于信息员解答不了的问题，可由信息管理部门解答。

　　(4)持续优化调整。几乎没有一个系统建成后能一劳永逸，OA系统的建设也是一个迭代反复、循序渐进的过程。信息管理部门应多听取用户的意见和建议，并积极与相关业务部门沟通，不断优化已上线的电子流程。建议在OA系统内设置问题反馈渠道，可以使用户快速向信息管理部门反馈问题;对于用户提出需要调整流程、表单的需求，可建立一条“变更流程”的流程，用户填写该流程对应的表单并发起，经过相关业务部门或管理层审批后，流转到信息管理部门进行流程修改。